Algemene voorwaarden Apprentice

(Arnhem, April 2025)

Artikel 1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Apprentice: de gebruiker van deze algemene voorwaarden, zijnde de besloten vennootschap Apprentice Praktische Communicatie B.V., statutair gevestigd te Arnhem, ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 30195468, mede handelend onder de namen "Apprentice Uitgevers" en "Apprentice XM";

Deelnemer: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Apprentice een deelnameovereenkomst heeft gesloten;

Deelnameovereenkomst/Overeenkomst: de overeenkomst tussen Apprentice en de Deelnemer waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard.

Artikel 2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, offerte en overeenkomst tussen Apprentice en de Deelnemer, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders is overeengekomen.
In geval van strijdigheid tussen bepalingen in deze voorwaarden en de deelnameovereenkomst, prevaleren de bepalingen uit de deelnameovereenkomst.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze schriftelijk zijn overeengekomen.
Apprentice behoudt zich het recht voor een overeenkomst of deelname zonder opgaaf van reden te weigeren, met inachtneming van toepasselijke wet- en regelgeving.

Artikel 3. Totstandkoming overeenkomst

De overeenkomst komt tot stand op het moment dat Apprentice de door of namens de Deelnemer ondertekende deelnameovereenkomst schriftelijk of elektronisch heeft bevestigd (dit kan zijn o.a. via eSign of ZohoSign).

Artikel 4. Onderwerp van de overeenkomst

De overeenkomst heeft betrekking op één of meer van de navolgende diensten, zoals gespecificeerd in de deelnameovereenkomst:

Artikel 4.1. Schoolkrant/magazine: via een werkende portal kan de deelnemer schoolkranten samenstellen. Apprentice verzorgt ondersteuning, desgewenst een workshop, en draagt zorg voor het drukproces conform overeengekomen specificaties.

Artikel 4.2. Jaarboeken en afscheidsboeken: de deelnemer levert via de portal een definitieve versie aan. Apprentice verzorgt de productie en distributie.
Artikel 4.3. Profielwerkstukken: profielwerkstukken worden via de portal aangemaakt en ter druk aangeboden. Apprentice faciliteert technische ondersteuning.
Artikel 4.4. Digitale modules binnen de leeromgeving: Apprentice biedt toegang tot modules zoals LOB, CK-dossier, Leesdossier, Quest (persoonlijke leerlijn), Stage-module en TTO-module. Apprentice ondersteunt de deelnemer bij de inrichting en het gebruik.
Artikel 4.5. App voor Android, iOS: de deelnemer ontvangt toegang tot een geactiveerde app. Apprentice levert benodigde technische ondersteuning en instructies.

Artikel 5. Uitvoering van de overeenkomst

Apprentice zal de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen uitvoeren.
Apprentice is gerechtigd werkzaamheden (gedeeltelijk) door derden te laten verrichten.
De deelnemer verplicht zich tot het tijdig aanleveren van correcte en volledige informatie en materialen.
Apprentice is gerechtigd om, zonder voorafgaande toestemming, wijzigingen aan te brengen in door de Deelnemer aangeleverd materiaal, voor zover dit noodzakelijk is voor een correcte uitvoering.

Artikel 6. Prijzen en tarieven

Voor deelname aan De portal is de Deelnemer jaarlijks een vast bedrag verschuldigd, zoals vermeld op de op het moment van sluiten van de overeenkomst geldende prijslijst.
Apprentice is gerechtigd jaarlijks haar tarieven aan te passen. Bij verhogingen boven 10% heeft de Deelnemer het recht de overeenkomst op te zeggen per einde van de lopende contractperiode.
Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, is de Deelnemer verplicht om het binnen De portal geproduceerde drukwerk af te nemen via Apprentice.

Artikel 7. Facturering en betaling

Facturatie geschiedt jaarlijks vooraf voor De portal en per onderdeel voor drukwerk.
De betalingstermijn bedraagt veertien (14) dagen na factuurdatum.
Bij overschrijding van de betalingstermijn is de Deelnemer van rechtswege in verzuim en is wettelijke rente en eventuele incassokosten (conform de wet Incassokosten (WIK)) verschuldigd.
Deelnemer is voorts gehouden tot vergoeding van alle redelijke (buiten)gerechtelijke kosten.

Artikel 8. Duur en beëindiging van de overeenkomst

De overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van tenminste één (1) jaar en wordt telkens stilzwijgend verlengd met dezelfde duur.
Opzegging dient schriftelijk te geschieden met inachtneming van een opzegtermijn van drie (3) kalendermaanden voor afloop van de lopende periode.
Apprentice is gerechtigd om na beëindiging van de overeenkomst alle opgeslagen gegevens en accounts te verwijderen.

Artikel 9. Levertijden

Levertermijnen zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk als fataal overeengekomen.
Apprentice is eerst in verzuim na schriftelijke ingebrekestelling met redelijke termijn.

Artikel 10. Aansprakelijkheid

Apprentice is slechts aansprakelijk voor directe schade en uitsluitend indien sprake is van opzet of grove nalatigheid voor over deze direct voortvloeit uit een toerekenbare tekortkoming.
De aansprakelijkheid van Apprentice is in alle gevallen beperkt tot maximaal het door de Deelnemer betaalde jaarbedrag, met een absoluut maximum van EUR 1.000,- exclusief btw.
Apprentice is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst of verlies van gegevens.

Artikel 11. Beschikbaarheid en onderhoud

Apprentice streeft naar een zo hoog mogelijke beschikbaarheid van haar systemen, zonder hiervoor garanties af te geven.
Onderhoudswerkzaamheden worden bij voorkeur buiten kantooruren en in vakanties uitgevoerd en tijdig aangekondigd.

Artikel 12. Overmacht

In geval van overmacht is Apprentice gerechtigd de overeenkomst op te schorten of zonder gerechtelijke tussenkomst te ontbinden.
Onder overmacht wordt mede verstaan: storingen in internet, overheidsmaatregelen, arbeidsongeregeldheden, brand, overstroming, oorlog en niet-nakoming door leveranciers.

Artikel 13. Intellectuele eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op programmatuur, content en andere materialen blijven bij Apprentice of diens licentiegevers.
De Deelnemer verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht.
Iedere inbreuk geeft Apprentice recht op onmiddellijke beëindiging van de overeenkomst en schadevergoeding.

Artikel 14. Geheimhouding

Partijen verplichten zich tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie.
Apprentice zal geen kennisnemen van data van de Deelnemer, tenzij noodzakelijk voor de uitvoering of op grond van wettelijke verplichting.

Artikel 15. Klachtenregeling

Klachten dienen schriftelijk te worden ingediend.
Apprentice zal binnen vijf (5) werkdagen reageren op een ingediende klacht.

Artikel 16. Wijziging van de voorwaarden

Apprentice is gerechtigd deze voorwaarden eenzijdig te wijzigen.
Wijzigingen treden in werking dertig (30) dagen na bekendmaking aan de Deelnemer.
Indien de Deelnemer de wijziging niet wenst te accepteren, kan hij de overeenkomst beëindigen tegen de ingangsdatum van de lopende contractdatum.

Artikel 17. Slotbepalingen

Op de overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Apprentice is gevestigd.
Indien enige bepaling nietig of vernietigbaar blijkt te zijn, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan.
Onder "schriftelijk" wordt mede verstaan communicatie per e-mail, mits herleidbaar en controleerbaar.

Bijlage 1 – Verwerking Persoonsgegevens (Verwerkersovereenkomst)

Artikel 1. Algemeen

De begrippen in deze Bijlage worden gedefinieerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en hebben de betekenis zoals daarin bepaald. Indien Apprentice bij de uitvoering van de Overeenkomst ten behoeve van de Deelnemer Persoonsgegevens verwerkt, is deze Bijlage van toepassing.

Artikel 2. Rollen van partijen

De Deelnemer is aan te merken als Verwerkingsverantwoordelijke en Apprentice als Verwerker, tenzij de Deelnemer zelf als Verwerker optreedt voor een derde partij. In dat geval treedt Apprentice op als subverwerker.

Artikel 3. Doeleinden van de verwerking

Apprentice verbindt zich ertoe Persoonsgegevens uitsluitend te verwerken in opdracht van de Deelnemer en uitsluitend voor de uitvoering van de Overeenkomst en doeleinden die daarmee samenhangen. Apprentice zal Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken.

Artikel 4. Verplichtingen van Apprentice

Apprentice zal zich houden aan de relevante wet- en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.
Apprentice verwerkt enkel gegevens die door of namens de Deelnemer zijn aangeleverd.
Apprentice informeert de Deelnemer desgevraagd over de genomen beveiligingsmaatregelen.
Apprentice zorgt ervoor dat medewerkers vertrouwelijk omgaan met persoonsgegevens.
Apprentice zal de Deelnemer informeren indien zij van mening is dat een instructie van de Deelnemer in strijd is met privacywetgeving.

Artikel 5. Doorgifte van persoonsgegevens

Apprentice mag persoonsgegevens verwerken binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Doorgifte buiten de EER is slechts toegestaan met passende waarborgen conform de AVG.
Apprentice zal de Deelnemer op diens verzoek informeren over het betreffende land of de gebruikte waarborgen.

Artikel 6. Inschakeling van subverwerkers

De Deelnemer geeft bij voorbaat toestemming voor het inschakelen van subverwerkers.
Apprentice stelt de Deelnemer op diens verzoek op de hoogte van eventuele wijzigingen in het subverwerkersbestand.
Apprentice verplicht subverwerkers tot gelijke bescherming en verplichtingen als in deze Bijlage zijn opgenomen.

Artikel 7. Beveiliging

Apprentice treft passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.
Apprentice garandeert niet dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is.
De Deelnemer draagt verantwoordelijkheid voor een juiste classificatie van de persoonsgegevens en de noodzakelijke beveiligingsniveaus.

Artikel 8. Meldplicht datalekken

Apprentice zal de Deelnemer zonder onredelijke vertraging informeren over een geconstateerd datalek.
Apprentice zal daarbij informatie verstrekken over:
de aard van het datalek;
- de (mogelijke) gevolgen;
  de genomen en voorgenomen maatregelen;
  contactgegevens voor verdere afhandeling.
Apprentice verleent medewerking aan het informeren van toezichthouders of betrokkenen, indien dit wettelijk verplicht is.

Artikel 9. Rechten van betrokkenen

Indien een betrokkene een verzoek richt tot Apprentice, verwijst zij deze door naar de Deelnemer.
Apprentice zal meewerken aan verzoeken indien noodzakelijk en kan hiervoor redelijke kosten in rekening brengen.

Artikel 10. Geheimhouding

Apprentice verplicht zich tot geheimhouding van alle persoonsgegevens die zij van of namens de Deelnemer ontvangt.
Uitzonderingen gelden indien:
de Deelnemer uitdrukkelijk schriftelijk toestemming geeft;
verstrekking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst;
sprake is van een wettelijke verplichting.

Artikel 11. Audit

De Deelnemer heeft het recht een audit te laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige ter controle van de naleving van deze Bijlage.
Audits vinden plaats na voorafgaande schriftelijke aankondiging en maximaal eenmaal per jaar.
Apprentice zal medewerking verlenen aan de audit. De kosten hiervan zijn voor rekening van de Deelnemer.

Artikel 12. Duur en beëindiging

Deze Bijlage geldt zolang Apprentice persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van de Deelnemer.
Na beëindiging van de hoofdovereenkomst verwijdert of retourneert Apprentice de persoonsgegevens, tenzij wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

Slotopmerking

Deze algemene voorwaarden, inclusief Bijlage 1, treden in werking per de datum van ondertekening van de overeenkomst. Apprentice adviseert Deelnemers bij vragen contact op te nemen met haar klantenservice of accountmanager.

Toepasselijk recht: Op deze voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin Apprentice is gevestigd.